El proceso FODA nos permite registrar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de nuestra organización, realizar el seguimiento de los temas, registrar acciones y gestiones de riesgo que surjan del análisis de los temas y realizar su seguimiento, para luego analizar la matriz FODA y actualizarla de acuerdo a las medidas tomadas.
Al ingresar a este módulo nos vamos a encontrar con la siguiente pantalla:
Aquí podremos buscar alguna matriz realizada previamente o ingresar uno nuevo.
Búsqueda y gestión Matriz FODA.
Para buscar una matriz existente, hacemos clic en el campo Ejercicio-Período de Gestión de FODA, y nos va a mostrar el listado de matrices existentes.
En este caso tenemos una matriz general de la organización para el período 2021-2022.
Si la seleccionamos y buscamos, nos va a presentar la matriz con todos los puntos tratados:
Alta nuevo ítem.
Aquí podremos agregar un nuevo ítem en la columna que corresponda, haciendo clic en la opción de la esquina superior izquierda y arrastrando ese ítem a la posición deseada.
Por ejemplo, agregamos un ítem en Fortalezas, y se visualizaría de la siguiente forma:
Se posiciona en último lugar, y se encuentra vacío para que podamos ingresar la descripción.
Luego se ingresa la descripción del nuevo ítem y se guarda la matriz para registrar dicha información:
Gestión ítems/tópicos.
Para cada ítem o "tópico" podemos realizar su seguimiento a través del siguiente ícono:
Y nos vamos a encontrar con un formulario de tres partes.
La primera se encontrará completa con datos que hacen referencia a la matriz a la cual pertenecen, y el título que ingresamos al momento de realizar el alta.
En la Parte 2: Detalle de acciones y análisis de riesgo podremos dar más detalle del tema, y en caso de ser necesario dar de alta acciones a seguir o gestiones de riesgo a realizar:
En base a lo que indiquemos en los campos Importancia, Impacto/Urgencia y Tendencia, el sistema asignará un resultado.
El mismo se obtiene multiplicando los valores asignados a cada una de las opciones de los campos mencionados anteriormente.
Cada opción tiene un valor ascendente comenzando del 1 hasta llegar al 5.
Así, por ejemplo, la opción "Sin importancia" del campo Importancia vale 1, la opción "Poco importante" vale 2, y la última opción, "Total importante" vale 5.
De esta forma, si seleccionaramos las siguientes opciones para cada campo:
El resultado sería:
resultado = 4 [Muy importante] x 3 [Promedio/Urgente promedio] x 4 [Mejora]
resultado = 48
Entonces, los resultados que podríamos obtener son entre 1 y 125.
Contamos con tres estados, que según el que seleccionemos vamos a estar indicando:
- Pendiente: aún no se inició con el tratamiento de este tema, al guardar en este estado el registro permanecerá en la segunda parte.
- En curso: se inició el tratamiento del tema, pero aún no se ha finalizado. También quedará abierta la segunda parte al seleccionar este estado.
- Finalizado: se ha realizado el análisis del tema y se avanza a la tercera parte.
Por último, en la tercera parte realizaremos el cierre del tema:
Actualización tipo ítem/tópico.
Un ítem o tópico puede pasar de una columna de la matriz a otra según el tratamiento que se da (o no) al mismo.
De esta forma, un ítem que en principio se detectó como una debilidad, en algún momento puede pasar a ser una fortaleza, o una oportunidad se puede convertir en una debilidad, etc.
Desde la matriz FODA tenemos la posibilidad de tomar un ítem y "arrastrarlo" a la columna a donde lo queremos pasar, y guardar la matriz,
En este caso, la Oportunidad 8 pasó a ser una fortaleza:
Alta nueva matriz FODA.
Para dar de alta una matriz para un nuevo período, debemos ingresar al proceso FODA y hacer clic en el botón Nuevo FODA:
Y completamos los datos solicitados:
Contamos con la posibilidad de "clonar" una matriz existente para poder trabajar sobre la misma base, es decir, no tener que volver a ingresar manualmente todos los ítems que se trabajaron en el período anterior, y partiendo de ella podemos hacer las modificaciones necesarias para el período actual.
Una vez que guardamos estos datos, podemos volver a la pantalla de la matriz FODA, y la vamos a poder buscar y trabajar sobre ella.
Cierre matriz FODA.
Una vez que finalizamos con el análisis y gestión de los ítems/tópicos, podemos indicar que se ha finalizado el tratamiento de esta matriz.
Para ello ingresamos a la pantalla de matriz FODA, buscamos la que deseamos cerrar, y hacemos clic en el siguiente ícono:
Aquí podremos registrar alguna conclusión, y realizar el cierre:
